Règles et procédures relatives au traitement des signalements de comportements contraires à l’éthique

SOCIÉTÉ CANADIENNE DE PSYCHOLOGIE

Règles et procédures relatives au traitement des signalements de comportements contraires à l’éthique

Approuvé par le conseil d’administration de la SCP le 7 février 2023

I. Introduction

Les présentes Règles et procédures relatives au traitement des signalements de comportements contraires à l’éthique (les «Règles ») sont des règles de fonctionnement découlant des règlements de la Société canadienne de psychologie (la « Société »).
Les Règles s’appliquent à tous les membres et affiliés de la Société, et certaines sections des Règles s’appliquent aux personnes qui demandent à devenir membres ou affiliés. Les Règles ne s’appliquent pas aux associés d’une section^[1].
Toutes les personnes qui sont membres ou affiliés doivent respecter les normes les plus élevées de comportement et de conduite éthiques conformément au Code canadien d’éthique pour les psychologues (le «Code »). Les membres et les affiliés doivent également coopérer avec la Société et ses comités chargés de l’éthique et des pratiques éthiques (le « Comité ») en ce qui concerne la conformité au Code et aux Règles et les affaires qui s’y rattachent.
La Société cherche à maintenir à la fois sa réputation et la confiance du public à son égard et à l’égard de la discipline de la psychologie et de la profession de psychologue, en faisant la promotion de normes éthiques élevées et en prenant les mesures appropriées, conformément aux règlements, en cas de comportement contraire à l’éthique et non compatible avec les attentes énoncées dans le Code.
La Société n’a pas de pouvoir ni de compétence réglementaire en ce qui concerne la recherche en psychologie, l’enseignement ou la pratique de la psychologie au Canada; par conséquent, elle n’enquête pas sur les plaintes relatives à des comportements présumés contraires à l’éthique déposées contre ses membres ou ses affiliés. Les enquêtes et l’examen des plaintes devraient être menés par les organes disposant du mandat légal, des ressources et des structures nécessaires pour ce faire.
La Société aidera toute personne souhaitant déposer une plainte pour comportement présumé contraire à l’éthique de la part d’un chercheur, d’un enseignant ou d’un praticien du domaine de la psychologie à trouver des organismes susceptibles d’examiner cette plainte.

II. Examen du statut de membre/affilié

La Société ne peut admettre comme membres et affiliés que les personnes qui satisfont aux principes, valeurs et normes éthiques énoncés dans le Code. Par conséquent, toute personne qui souhaite devenir membre ou affilié ou renouveler son adhésion ou son affiliation doit répondre à certaines questions obligatoires en matière d’éthique dans le cadre du processus de demande d’adhésion ou de renouvellement d’adhésion.

II.A. Demandes d’adhésion ou d’affiliation/renouvellement d’adhésion

Lors de l’examen des demandes d’adhésion, d’affiliation ou de renouvellement d’adhésion, la Société prendra en compte les réponses du candidat aux questions obligatoires en matière d’éthique, toute information supplémentaire fournie par le candidat et tout rapport vérifié (p. ex. rapports disciplinaires envoyés à la Société, reportages dans les médias, divulgation volontaire) concernant un comportement sanctionné, non éthique, non professionnel ou criminel (collectivement, « comportement contraire à l’éthique »).
En cas de divulgation d’un comportement contraire à l’éthique dans le cadre d’une demande d’adhésion, d’affiliation ou de renouvellement d’adhésion, le directeur de l’adhésion de la Société, en concertation avec le chef de la direction ou son représentant désigné (le « chef de la direction»), transmet la demande en question, ainsi que tout document pertinent, au président du Comité d’éthique (le « président ») afin qu’il l’examine conformément au paragraphe D. Il est entendu que le fait de fournir de fausses informations dans une demande sera traité comme une divulgation de comportement contraire à l’éthique.

II.B. Signalement vérifié d’un comportement contraire à l’éthique ou de mauvais usage du statut de membre ou d’affilié

Lorsqu’il est porté à l’attention de la Société qu’un membre ou un affilié a été condamné pour une infraction pénale grave^[2], ou a été sanctionné par un organisme de réglementation, un organisme d’attribution du droit d’exercice ou tout autre organisme professionnel, scientifique ou administratif pour un comportement contraire à l’éthique, ou a fait un mauvais usage de son statut de membre ou d’affilié (p. ex. en utilisant son statut de membre ou d’affilié d’une manière qui sous-entend qu’il est certifié ou titulaire d’une autorisation d’exercer), le chef de la direction transmettra toutes les informations disponibles au comité pour examen, conformément au paragraphe D.

II.C. Demande d’admission après un refus, une démission pendant l’examen de la demande ou une expulsion

Le directeur de l’adhésion de la Société, en concertation avec le chef de la direction, transmet au président toutes les demandes d’adhésion ou d’affiliation émanant de personnes qui se sont déjà vu refuser l’admission par la Société, qui ont quitté la Société pendant l’examen de leur demande ou qui ont été exclues de la Société en raison d’un comportement contraire à l’éthique. Ces demandes ne peuvent être réexaminées que si cinq (5) ans au moins se sont écoulés depuis le refus, la démission ou l’expulsion.

II.D. Procédure d’examen

La Société peut consulter les résultats des procédures judiciaires, les documents publics des organismes de réglementation ou les conclusions d’autres organismes scientifiques, professionnels ou administratifs officiels lorsqu’elle examine le comportement contraire à l’éthique d’une personne. Toutefois, la Société ne réexamine pas les conclusions de ces organismes.
En ce qui concerne les affaires soumises au président en vertu des paragraphes A, II.B ou II.C, le président examine la documentation reçue afin d’établir si les informations disponibles sont suffisantes pour déterminer si le comportement contraire à l’éthique est incompatible avec les attentes énoncées dans le Code. Le président peut demander des informations supplémentaires à d’autres sources (p. ex. le chef de la direction, la personne concernée, des sources d’informations accessibles au public). Le membre ou l’associé dont la qualité de membre ou d’associé fait l’objet d’une révision par le président du Comité de déontologie en est informé et a la possibilité de réagir au comportement contraire à l’éthique faisant l’objet de la révision. Une fois que les informations pertinentes sont réunies, le président détermine : (i) s’il doit faire une recommandation directement au chef de la direction; ou (ii) s’il doit renvoyer l’affaire au sous-comité de révision du Comité (le « sous-comité de révision») pour qu’il procède à un examen formel du comportement contraire à l’éthique et fasse une recommandation au chef de la direction. Pour décider s’il y a lieu de renvoyer l’affaire au sous-comité de révision, le président doit déterminer si le dossier est frivole par nature, s’il relève de la compétence de la Société, la nature du comportement contraire à l’éthique, les informations justificatives et tout autre critère que le président, en concertation avec le sous-comité de révision, juge approprié.
Si une affaire est transmise au sous-comité de révision en vue d’un examen formel, le président doit s’assurer qu’au moins deux (2) autres membres du sous-comité de révision, en plus du président, participent à l’examen. Le président doit remettre au sous-comité de révision tous les documents nécessaires à l’examen. Sur la base de son examen des documents, le sous-comité de révision fait une recommandation au chef de la direction.
Dans sa recommandation au chef de la direction, le président ou le sous-comité de révision, selon le cas, doit indiquer au moins ce qui suit : (i) si la demande d’adhésion ou d’affiliation, ou la demande de renouvellement d’adhésion en question doit être approuvée, refusée ou considérée comme provisoire sous certaines conditions; ou (ii) si des mesures supplémentaires sont nécessaires s’il s’agit d’un membre ou d’un affilié existant et la nature de ces mesures supplémentaires. D’autres recommandations peuvent également être proposées.
Les mesures à prendre peuvent comprendre, sans s’y limiter, les suivantes : (i) préciser les conditions qui doivent être remplies pour que la personne reste membre ou affilié, selon le cas (p. ex. fournir la preuve que toutes les exigences de la discipline établies par l’organisme de réglementation pertinent ont été satisfaites); (ii) demander à la personne de démissionner volontairement en tant que membre ou affilié; (iii) recommander que le conseil d’administration expulse la personne conformément à l’article 3.06 des règlements de la Société.
Le chef de la direction est chargé de prendre la décision finale sur toutes les affaires relatives à l’examen des comportements contraires à l’éthique et sur la mise en œuvre de toute autre recommandation du président ou du sous-comité de révision. Pour prendre cette décision finale, le chef de la direction peut consulter le président, le sous-comité de révision ou le comité de gouvernance du conseil d’administration, selon ce que le chef de la direction juge approprié et nécessaire. La décision du chef de la direction, si elle est contraire aux recommandations formulées par le président ou le sous-comité de révision, doit être prise en concertation avec le comité de gouvernance du conseil d’administration. En cas de désaccord entre le président, le sous-comité de révision, le chef de la direction et le comité de gouvernance du conseil d’administration, le point de vue du conseil d’administration prévaut.
Conformément aux règlements de la Société, toute décision impliquant la radiation d’un membre est présentée au conseil d’administration afin de procéder à l’exclusion du membre.
La personne concernée peut faire appel de la décision du chef de la direction conformément à la procédure décrite ci-dessous, à la section III.

II.E. Communications relatives aux affaires liées à la section II

Si un examen formel par le sous-comité de révision est amorcé, conformément à l’alinéa D.7, le chef de la direction informe l’individu par écrit que l’affaire fait l’objet d’un examen par le sous-comité de révision.
Une fois que le chef de la direction a pris la décision finale, conformément à l’alinéa D.11, la personne est informée par écrit de la décision finale, laquelle comprend les motifs de la décision.

III. PROCESSUS d’appel

La personne concernée (« l’Appelant») ne peut faire appel de la décision finale du chef de la direction que dans un délai de trente (30) jours civils à compter de la notification de la décision, en présentant au président de la Société un [« formulaire de demande d’appel »] dûment rempli, accompagné de tout document pertinent.
Les motifs de recours sont uniquement les suivants :
1. une erreur de fait qui aurait une incidence sur le résultat;
2. une erreur d’interprétation ou d’application du Code ou des Règles, qui aurait une incidence sur le résultat;
3. une erreur de procédure ou un manque d’impartialité à l’égard de l’affaire qui a eu une incidence sur la fiabilité ou la neutralité de la décision finale (c.-à-d. le non-respect de la procédure établie).
Le président ou son représentant désigné, en accord avec le conseil d’administration, détermine si l’appel satisfait aux motifs d’appel autorisés mentionnés au paragraphe III.2 et informe l’Appelant de sa décision. Le président ou son représentant désigné s’efforce raisonnablement de veiller à ce que cette étape soit accomplie dans un délai de trente (30) jours civils à compter de la présentation par l’Appelant du « formulaire de demande d’appel » dûment rempli.
Si l’appel est fondé sur les motifs autorisés, trois (3) administrateurs, qui n’ont pas participé à la recommandation initiale au chef de la direction, sont désignés par le président ou son représentant désigné pour agir à titre de comité d’appel. Le comité d’appel choisira un président.
Les appels sont menés par voie d’étude du dossier. Dans des circonstances extraordinaires, le président ou son représentant désigné peut, à sa discrétion, ordonner que l’appel fasse l’objet d’une audition orale, en tout ou en partie, au lieu d’une étude du dossier. La décision du président/représentant désigné à cet égard est définitive et ne peut faire l’objet d’un examen ou d’un recours.
Le comité d’appel examinera la documentation pertinente, y compris les copies de la décision originale et de la justification, ainsi que toute documentation fournie par l’Appelant et jointe au [« formulaire de demande d’appel »].
Après avoir examiné les documents, le comité d’appel doit : (i) confirmer ou modifier, en tout ou en partie, la décision prise par le chef de la direction conformément au processus établi au paragraphe D ou (ii) renvoyer l’affaire au président pour réexamen conformément à la procédure de réexamen définie au paragraphe II.D. Le comité d’appel peut également recommander d’autres mesures à prendre.
La décision du comité d’appel y compris la justification de la décision, et toute recommandation faite par le comité d’appel doit être communiquée par écrit par le président du comité d’appel au président ou à son représentant désigné. Le président ou son représentant désigné est chargé de communiquer la décision par écrit à l’Appelant. La Société s’efforce raisonnablement de veiller à ce que la décision soit communiquée dans un délai de 90 jours civils à compter de la présentation par l’Appelant du « formulaire de demande d’appel » dûment rempli.
La décision du comité d’appel est définitive et ne peut faire l’objet d’aucun autre recours.

IV. Tenue de dossiers

Le chef de la direction est responsable de l’ouverture, de la conservation et de l’archivage de tous les dossiers en rapport avec les Règles ou examinés dans le cadre de celles-ci. Sauf disposition contraire mentionnée ci-dessous, les dossiers relatifs à une affaire liée aux Règles ou examinée en vertu de celles-ci sont conservés pendant cinq (5) ans après la clôture de l’affaire.
Les dossiers concernant les personnes : (i) dont les demandes d’adhésion ont été refusées par la Société; (ii) qui ont démissionné volontairement en tant que membre ou affilié; (iii) qui ont été expulsées de la Société, à la suite d’un examen portant sur un comportement contraire à l’éthique, doivent être conservés pendant au moins vingt (20) ans.
Les dossiers concernant une personne qui a été admise à la Société conformément au paragraphe C doivent être conservés pendant une période supplémentaire de dix (10) ans après l’admission.
Les dossiers doivent être conservés au siège social de la Société.

V. Confidentialité et conflit d’intérêts

Tous les renseignements concernant les membres, les affiliés, les personnes qui font une demande d’adhésion ou toute autre partie, et qui sont recueillis ou enregistrés en vertu des Règles doivent demeurer confidentiels. Tous les renseignements personnels seront gérés conformément à la politique relative à la protection de la vie privée de la Société, accessible sur le site Web de la Société.
Aucune des délibérations prises en vertu des Règles ne doit être divulguée, sauf disposition contraire figurant dans les présentes.
Le président doit rendre compte annuellement du nombre d’affaires examinées dans le cadre des Règles, de la nature générale de ces affaires, ainsi que des types et du nombre de décisions prises. Les parties concernées ne doivent pas être identifiées.
Tout représentant de la Société participant à l’examen et à la prise de décision en vertu des Règles déclarera tout conflit ou conflit d’intérêts potentiel et se retirera immédiatement du processus de prise de décision lié à toute affaire pour laquelle il existe un conflit ou un conflit d’intérêts potentiel.

[1] Aux fins des Règles, les termes « membre », « affilié » et « associé d’une section » ont la signification qui leur est donnée au lien Catégories de membre de la SCP : https://cpa.ca/fr/adhesion/devenezmembre/catgoriesdemembres/.

[2] On entend par « infraction pénale grave » une infraction au Code criminel ou à une loi connexe qui a donné lieu à un engagement de ne pas troubler l’ordre public, à une amende de 5 000 $ ou plus, à une probation ou à une période d’emprisonnement après condamnation, et qui comprendrait une condamnation pour toute infraction classée comme un acte criminel ou une infraction mixte pour laquelle une suspension du casier judiciaire n’aurait pas été accordée. Cette définition est en vigueur au moment de l’approbation des Règles par le conseil d’administration, mais peut être mise à jour de temps à autre. Toute modification et mise à jour peut être entreprise par le Comité et doit être approuvée par le conseil d’administration.