Postuler à un nouvel emploi peut être une entreprise angoissante. Dr. Nicolas Roulin, psychologue industriel/organisationnel de l’Université St. Mary’s, partage quelques idées sur le processus, éclairant la façon dont les entreprises procèdent au recrutement et les contributions de la psychologie à cet exercice. Madeline Springle est une étudiante au doctorat à l’Université de Calgary, et elle partage quelques conseils pour les chercheurs d’emploi sur la préparation à cette importante entrevue.
La plupart des noms cités dans l’article suivant sont directement tirés du classique du cinéma de 1998, La folie du travail. Les vraies personnes sont le Dr Nicolas Roulin, professeur de psychologie industrielle/organisationnelle (I/O) à l’Université Saint Mary’s, et Madeline Springle, conseillère en entretien d’embauche et candidate au doctorat en psychologie I/O à l’Université de Calgary.
Joanna n’était pas satisfaite de son travail. En seulement cinq mois, elle s’était rendu compte à quel point le milieu de travail était toxique, et elle a compris que continuer à y travailler aurait un effet néfaste sur son esprit et son âme. Ses collègues de travail démissionnaient. Leur travail s’ajoutait au sien, sans augmentation de salaire ni même une reconnaissance de la charge de travail accrue. Elle savait qu’elle devait commencer à se chercher un autre emploi.
Joanna a mis à jour son curriculum vitæ et a commencé à explorer différents de sites de recherche d’emploi. Même si elle estimait que presque n’importe quel autre emploi serait préférable à son poste actuel, elle ne voulait pas refaire les mêmes erreurs qu’elle avait faites lorsqu’elle avait accepté son poste actuel. Elle était déterminée à trouver une entreprise qui non seulement correspondait à ses compétences, mais aussi où elle pouvait envisage une carrière à long terme.
La première entreprise dont l’offre d’emploi a attiré son attention était Initech, et elle correspondait parfaitement à ses attentes. L’entreprise demandait les compétences en gestion de base de données qu’elle possédait, elle était située à une distance raisonnable de sa maison et elle offrait des heures de bureau flexibles qui lui permettraient de travailler à domicile chaque fois que ses enfants étaient malades ou que sa femme devait utiliser la voiture pour se rendre à son propre travail. Elle a rédigé une lettre de motivation et envoyé sa demande d’emploi.
Samir, directeur des ressources humaines d’Initech, était de retour au travail après la longue fin de semaine et a vérifié sa boîte de réception. Elle contenait 209 messages, qui provenaient tous de personnes postulant pour le poste vacant! Comment allait-il pouvoir s’y prendre pour examiner seul tous ces curriculum vitæ? Ah! pensa-t-il. Je suis sûr que l’intelligence artificielle pourrait m’aider à le faire. Il a rapidement ouvert un programme d’IA générative et y a versé les curriculum vitæ des employés les plus performants de l’entreprise. Il a ensuite demandé au programme d’examiner les 209 curriculum vitæ qui lui avaient été envoyés et de choisir les 10 meilleurs.
Bien que Samir n’en fût pas conscient, le programme d’IA avait déterminé que deux choses, plus que toute autre, déterminaient la qualité d’un employé d’Initech. La plupart des meilleurs employés avaient inscrit leur second prénom sur leur curriculum vitæ. Et beaucoup d’entre eux faisaient partie de l’harmonie de leur école secondaire. Joanna ne joue d’aucun instrument de musique et n’avait pas envisagé d’ajouter nulle part son second prénom. Personne chez Initech n’a lu son curriculum vitæ. Personne ne l’a contactée pour l’informer qu’on l’avait reçu.
Le Dr Nicolas Roulin est un expert en psychologie I/O et faisait partie de l’équipe chargée de recruter la nouvelle chef de la direction de la SCP, l’équipe qui a choisi la Dre Lisa Votta-Bleeker après le départ à la retraite de la Dre Karen Cohen.
« De façon générale, l’IA a des avantages et des inconvénients, dit-il. Si l’on utilise les bons outils d’IA, l’entreprise peut gagner en rapidité, réduire ses coûts et simplifier ses processus. En psychologie I/O, le recrutement commence souvent par une analyse de poste. La personne chargée du recrutement souhaitera s’entretenir avec les personnes qui occupent actuellement le poste, leurs supérieurs et peut-être leurs subordonnés. Cela servira à déterminer en quoi consiste précisément le travail. Qu’est-ce qui rend ces employés efficaces ou moins efficaces? Quels sont les principaux problèmes auxquels ils sont confrontés dans leur travail? La personne chargée du recrutement aura peut-être besoin de parler avec cinq, six, voire dix employés afin de bien comprendre. Cela peut prendre beaucoup de temps. Si vous utilisez l’IA de manière efficace et que vous comprenez comment la mettre en œuvre, vous pourriez obtenir des résultats similaires sans avoir à parler avec autant de personnes.
Le problème, c’est que si vous utilisez une mauvaise IA, ou si l’IA que vous utilisez repose sur des informations ou des données très limitées, vous pouvez vous retrouver dans une situation où elle vous demande de rechercher des trombonistes portant trois noms. Si vous disposez d’un bassin de données très limité pour former l’IA, cela ne fera rien de plus que reproduire les biais qui existent en ce moment dans ce bassin. Si vous intégrez les données de tous vos employés, et que la plupart d’entre eux sont des hommes blancs d’âge moyen qui jouent au hockey amateur, il est probable que vos meilleurs employés soient également des hommes blancs d’âge moyen qui jouent au hockey amateur. Avec une base de données plus importante, par exemple l’un des grands modèles de langage existants, il est beaucoup moins probable de rencontrer un problème de ce genre. »
Joanna a été ignorée par Initech, mais elle n’est pas restée à ne rien faire. Elle s’est immédiatement remise au travail et a postulé un emploi chez Initrode, qui semblait rechercher une personne qui possédait exactement ses compétences. Cette offre d’emploi mentionnait un salaire, qui était de 25 % supérieur à son salaire actuel. Cette fois-ci, elle a reçu une réponse!
Nina, la spécialiste des RH d’Initrode, souhaitait que Joanna réponde par vidéo à une série de questions. Cette étape consistait en un entretien vidéo différé, chose dont Joanna n’avait jamais entendu parler auparavant. Elle devait s’enregistrer en train de répondre à des questions, face à une caméra, mais sans la présence d’un intervieweur. Comment s’y prendre pour se préparer à cela? Pourquoi une entreprise voudrait-elle cela?
Madeline Springle est conseillère en entretien d’embauche et anime la chaîne YouTube « Master Your Interview ». Elle explique que les entreprises pratiquent ce type d’entretiens, car cela permet à chaque candidat de recevoir les mêmes questions, de disposer tous du même temps pour se préparer et répondre, et que cette tactique contribue à rationaliser le processus lorsqu’une entreprise procède à un recrutement à grande échelle.
« Les entreprises comprennent probablement à quel point les candidats n’apprécient pas ce type d’entretiens, mais ceux-ci sont là pour de bon et il doit y avoir une raison à cela. L’objectif de l’entretien vidéo différé est d’établir le premier contact. Il remplace habituellement la présélection par téléphone qui était autrefois la norme. Le service des RH appelle le candidat pour lui poser une série de questions de présélection et vérifier quelques détails. Cela s’effectue toujours pendant la journée de travail. Alors, préféreriez-vous que quelqu’un évalue votre entretien vidéo à un moment où il est frais et dispos, ou qu’il vous appelle à la fin d’une longue journée, lorsque c’est le seul créneau horaire qui lui convienne?
L’entretien vidéo différé vise en réalité à décider si l’on doit faire passer ce candidat à l’étape suivante. Vous avez soumis votre curriculum vitæ, puis vous recevez le lien vers l’entretien vidéo. C’est une façon de montrer que vous êtes humain, que vous pouvez faire les choses que vous avez mentionnées dans votre lettre de motivation et que vous êtes capable de parler clairement de vous-même. »
Le Dr Roulin ajoute : « L’un des avantages d’un entretien vidéo asynchrone est que le candidat peut enregistrer son entretien de n’importe quel endroit et au moment qui lui convient. Si le candidat occupait déjà un emploi à temps plein (de 9 h à 17 h), il aurait dû auparavant prendre un après-midi de congé pour assister à l’entretien. Désormais, il peut enregistrer l’entretien à 22 h s’il le souhaite. Cette flexibilité ouvre davantage de portes à des personnes qui, autrement, n’auraient peut-être pas pu passer un entretien en personne. »
C’était la première fois que Joanna s’adressait directement à une caméra pour enregistrer quelque chose de ce genre. Elle s’est assurée que l’arrière-plan était dégagé, a ajouté une petite décoration murale qui s’harmonisait bien avec la pièce, a supprimé tout ce qui pouvait distraire l’attention et a soigneusement préparé ses réponses aux questions. Elle les a écrites et les a affichées sur un tableau exactement derrière sa caméra, afin de pouvoir les lire et d’être sûre de répondre en utilisant les bons mots. Cela semblait mécanique, mais elle supposait que c’était normal.
Nina lui a envoyé un courriel aimable, mais bref. Initrode avait décidé de prendre une autre direction.
Selon Madeline, « La frontière est très ténue entre s’entraîner et se préparer de manière intensive, et se préparer de manière excessive au point de se sentir comme un robot au moment de livrer sa prestation. Pour éviter de paraître trop préparé, essayez d’apporter une touche d’originalité à votre réponse – quelque chose qui vous forcera à rester vigilant. L’essentiel est de varier vos réponses lors de l’entretien. La raison pour laquelle vous vous sentez comme un robot est que vous ne vous connectez pas émotionnellement à ce que vous exprimez. Vous prononcez les mots, mais vous n’êtes pas vraiment présent. En réalité, vous ne ressentez pas votre histoire lorsque vous la racontez. Cela est très fréquent, surtout lorsqu’on est nerveux. Voici ce que vous devez faire : juste avant de répondre à la question “décrivez une situation où vous…”, revenez dans le milieu de travail où cette situation s’est produite. Réfléchissez à ce que vous avez ressenti à ce moment-là. C’était peut-être il y a cinq ans. Qui étiez-vous à l’époque? Se reconnecter à une version antérieure de soi-même permet de renouer avec son histoire et d’être moins mécanique et rigide lorsqu’on répond aux questions.
Joanna ne s’est nullement découragée. Elle a essayé de nouveau et, après un certain temps, elle a reçu une réponse d’une entreprise appelée Chotchkie And Associates. Heureusement, l’entreprise a opté pour un premier entretien téléphonique de présélection, et elle a rapidement été convoquée pour un entretien en personne.
Bob Porter, responsable du recrutement chez Chotchkie And Associates, recherchait quelques qualités très précises lorsqu’il a lancé le processus de recrutement du nouvel administrateur principal de base de données. Bien sûr, la connaissance de la gestion des bases de données était essentielle. Mais il cherchait également une personne qui soit capable de gérer les problèmes qui pourraient survenir au cours de son emploi. Il pensait notamment à une récente violation de données dans les fichiers clients, qui a eu un effet catastrophique sur l’entreprise.
Le Dr Roulin explique qu’il est désormais courant pour les organisations de rechercher des qualités et des compétences précises dans leurs processus de recrutement, en se basant sur leur propre expérience de la manière dont le poste à pourvoir a été occupé auparavant. Ils établissent les aspects les plus importants du poste et déterminent ce qui a permis aux employés précédents d’y exceller par rapport à ceux qui ont été moins performants.
« Nous utilisons souvent ce que nous appelons la “méthode des incidents critiques”, qui consiste à déterminer les problèmes particuliers pouvant survenir lorsqu’on occupe ce poste. Nous essayons ensuite de comprendre ce qui fait qu’Anne, par exemple, est très efficace pour gérer cette situation critique, par rapport à Michael qui a du mal à gérer la même situation. À partir de ce processus, nous pouvons essayer de recruter des personnes dont les caractéristiques correspondent le mieux au poste. »
Bob Porter avait déterminé le profil idéal que l’entreprise recherchait et s’était préparé à une série d’entretiens qui se dérouleraient sur deux semaines. Il a fait appel à son collègue Bob Slydell, le gestionnaire qui superviserait directement le candidat retenu. Certains entretiens se dérouleraient en personne, d’autres sur Zoom. Bien que Chotchkie And Associates utilise Teams en interne pour les réunions virtuelles, Bob savait que davantage de candidats connaissaient la plateforme Zoom et y avait accès.
Pendant que Joanna montait dans l’ascenseur pour se rendre à son entretien, elle repassait mentalement certaines situations qu’elle a vécues au travail. Elle était nerveuse. Et s’ils me demandent pourquoi je quitte mon emploi actuel? Vais-je passer pour quelqu’un de mécontent si j’exprime mon mécontentement? Si je me plains de mon emploi actuel, est-ce que je passerai pour une employée potentiellement déloyale? Et si je trouve une version moins directe pour expliquer pourquoi je démissionne, est-ce que je ne mentirai pas lors de mon entretien?
Madeline explique que se focaliser sur les sonnettes d’alarme (vos PROPRES sonnettes d’alarme) est une erreur très courante que les candidats font lorsqu’ils commencent un entretien d’embauche.
« Se concentrer sur le négatif, c’est-à-dire les raisons pour lesquelles ils pourraient ne pas vous embaucher ou ne pas aimer votre réponse, ne vous aide pas. Pire encore, la personne qui réalise l’entretien peut percevoir cette négativité. Assurez-vous plutôt de vous concentrer sur vos “drapeaux verts”. Pourquoi vous êtes qualifié, ce que vous pouvez apporter à ce poste et pourquoi vous voulez ce poste. Votre état d’esprit avant un entretien d’embauche est plus important que vous ne le pensez, alors assurez-vous que le vôtre vous sert et non vous nuit. »
Joanna a chassé ses doutes du mieux qu’elle a pu et s’est présentée à sa rencontre avec les deux Bob, confiante dans sa capacité à décrire ses expériences de travail passées. Tout allait bien, puis Bob Slydell lui a posé la question qu’elle redoutait. « Pourquoi voulez-vous quitter votre emploi actuel? »
Le Dr Roulin a étudié la façon dont nous faisons bonne impression dans des situations comme celles-là. Il affirme que si certaines recherches sur la manière de faire bonne impression concernent les employeurs, beaucoup ont été menées du côté des candidats.
« Une partie de mes travaux porte sur un sujet appelé “conduite stratégique des relations”, qui s’intéresse à la manière de faire bonne impression auprès d’autrui. On pose des questions à un candidat et l’objectif de ce dernier est de démontrer qu’il possède l’expérience et les qualifications nécessaires pour effectuer le travail. La “méthode STAR” est un bon exemple de cela. Par exemple, si l’on vous pose une question sur une expérience vécue au travail, vous pouvez structurer votre réponse en quatre parties : la situation, la tâche, l’action et le résultat. Si un candidat parvient à raconter son histoire en suivant cette structure, il peut fournir davantage d’informations au recruteur et faire meilleure impression.
Joanna s’est ressaisie et a répondu. « Je veux travailler à un endroit où je peux m’imaginer faire carrière. Quand j’ai vu votre offre d’emploi, j’ai eu l’impression qu’il y aurait de bonnes possibilités d’avancement. Je suis allé sur votre fil LinkedIn et j’ai vu que Chotchkie And Associates célébrait le Yom Kippour. Cela m’a rappelé l’époque où j’étais au collège et où je travaillais pour l’association étudiante. Il existait un programme visant à promouvoir l’inclusion en ajoutant des éléments d’autres religions aux célébrations habituelles de Noël, de Pâques ou de la Saint-Patrick. Cela ne fonctionnait pas vraiment, car cela ne faisait que semer la confusion et personne ne comprenait vraiment l’intérêt d’inclure symboliquement d’autres symboles dans un événement qui n’était visiblement pas destiné à eux. J’ai commencé à assister à des célébrations en dehors de l’école, comme la Diwali, l’Aïd, le Norouz. J’ai beaucoup appris sur ces événements, j’ai noué des liens avec des gens et même avec certains des étudiants du collège dans ces communautés, et grâce à leur aide, j’ai pu collaborer avec eux pour créer des événements uniques et distincts afin de célébrer leurs cultures. Au moment où j’ai quitté l’école, bon nombre de ces événements étaient très fréquentés par des étudiants de tous horizons, et je pense que cela a contribué à créer un sentiment d’appartenance à la communauté. J’ai eu l’impression que votre entreprise partageait ce même sentiment d’appartenance à la communauté, et c’est pourquoi j’ai postulé. »
Les deux Bob se sont regardés et ont hoché de la tête. C’était exactement le genre de talent qu’ils espéraient trouver. Joanna a obtenu le poste.