Assemblée générale annuelle et rapports

Le vote se fera par voie électronique et la période de vote commencera une semaine avant la réunion du 11 décembre. Nous ne procéderons pas au vote lors de la réunion elle-même; celle-ci s’apparente à notre assemblée générale annuelle qui se tient en juin. L’objectif de la réunion est de recueillir les votes, de communiquer les résultats et de discuter des prochaines étapes (que les modifications proposées soient approuvées ou non). La procédure à suivre pour voter sera communiquée aux membres admissibles le 4 décembre. Pour que les changements proposés aux règlements administratifs soient approuvés, les deux tiers des votes exprimés doivent être en faveur de la motion.

En ce qui concerne le quorum, le nombre minimum de membres requis pour une assemblée générale est de 25. Il convient de préciser que de 30 à 40 membres assistent généralement à une assemblée générale annuelle.

C’est un problème que la SCP tente régulièrement de résoudre. En ce qui concerne les élections du conseil d’administration, plusieurs communications sont envoyées aux membres afin de les encourager à voter et à assister à l’assemblée générale annuelle; le même processus est suivi pour les assemblées générales extraordinaires.

Nous accueillons favorablement la suggestion faite lors de la séance de discussion ouverte d’envoyer une communication ciblée aux présidents de section afin qu’ils la partagent avec leurs membres; nous sommes également heureux d’intégrer cette tâche dans le rôle de président. Nous sommes conscients de l’importance d’encourager une large participation aux votes et nous sommes ouverts à toute suggestion qui permettrait de renforcer la mobilisation des membres.

Nous avons également reçu des questions sur la justification des modifications proposées aux règlements administratifs.

Il est recommandé de réviser les règlements administratifs tous les deux à cinq ans afin de s’assurer qu’ils sont à jour, qu’ils rendent compte fidèlement des activités et des politiques de l’organisation et qu’ils sont conformes aux lois et règlements applicables. La dernière révision des règlements administratifs de la SCP remonte à 2018. En 2023, la SCP a entrepris un examen de ses politiques de gouvernance et de ses règles de fonctionnement; ceux-ci ont été mis à jour et approuvés par le conseil d’administration de la SCP en juin 2024. Dans le cadre de ce processus, le conseiller juridique de la SCP a examiné les règlements administratifs de la SCP pour veiller à ce que tous les documents soient harmonisés et conformes. Les changements recommandés aux règlements administratifs ont été présentés au comité de gouvernance de la SCP, qui supervise les règlements administratifs, les règles et les procédures de la SCP. Le comité de gouvernance a présenté les modifications à apporter au conseil d’administration à sa réunion de juin 2025; les changements administratifs proposés ont été approuvés. Lors de la réunion du conseil d’administration d’octobre 2025, les règlements administratifs ont fait l’objet de discussions supplémentaires et le processus visant à présenter les règlements administratifs tels que révisés aux membres pour approbation a été achevé. Pour ce faire, il a fallu envoyer un avis de convocation à l’assemblée générale extraordinaire et organiser une séance de discussion ouverte avant l’assemblée afin de répondre à toutes les questions que les membres pourraient se poser au sujet des changements proposés.

Les modifications proposées se répartissent en trois catégories : 1) mise à jour de la terminologie; 2) élimination des redondances; 3) autres mises à jour. Voici quelques informations sur les types de changements qui ont été apportés dans ces catégories.

La SCP a reçu en 2013 son certificat de prorogation en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL). À ce moment-là, la SCP a adopté des règlements assez génériques conformes à la Loi BNL. Ce « caractère générique » était évident dans l’ensemble des règlements administratifs actuels. Les modifications proposées comprennent les changements terminologiques suivants : a) l’utilisation de « Association » au lieu de « Corporation »; b) la mise en majuscule de certains termes (p. ex., « Board » au lieu de « board »); c) le remplacement de « Operating Regulations » par « Governance Policies »; d) le remplacement du terme « mentally incompetent » par celui de « incapable ». Ces modifications représentent la plupart des changements proposés aux règlements administratifs; leur intégration a entraîné des modifications dans presque tous les articles des règlements administratifs.

Les règlements administratifs actuels contiennent de nombreuses redondances, notamment a) les considérants (les clauses « Whereas »); b) une définition de « meeting of members »; c) une disposition décrivant comment la SCP peut se passer de désigner un vérificateur si ses revenus sont inférieurs à 50 000 $; d) une disposition décrivant comment les membres peuvent approuver une résolution par écrit. (Une résolution écrite doit être signée par tous les membres); e) une disposition sur le vote des absents (par voie postale ou par voie électronique) à l’article 5 (Directors) lorsqu’il existe déjà une disposition sur le vote électronique à l’article 4 (Meetings of Members); f) l’élimination des renvois à l’élection des administrateurs lors des assemblées générales extraordinaires (parce que les administrateurs doivent être élus lors des AGM); g) la suppression d’un renvoi suggérant que la SCP compte différentes catégories de membres alors qu’elle n’en compte qu’une seule. Ces redondances sont courantes dans les anciens documents de gouvernance et leur suppression contribue à clarifier les choses pour tous les membres.

À la suite de l’avis de convocation à l’assemblée générale extraordinaire, la SCP a partagé des renseignements supplémentaires expliquant d’autres modifications proposées aux règlements administratifs (https://cpa.ca/fr/aproposdelascp/assemblegnraleannuelleetrapports/). Sans les détailler toutes, ces modifications comprennent : a) la mention claire qu’une référence à un genre inclut tous les genres; b) la mention claire que si les règlements administratifs sont incompatibles avec la Loi BNL ou les statuts, la Loi BNL ou les statuts prévaudront; c) la suppression de la référence aux « Fellows honoraires » dans la section sur les affiliés, car les Fellows honoraires ne sont pas des affiliés; d) la clarification du rôle des administrateurs généraux.

Les « Autres mises à jour » comprenaient également des modifications à l’article 8 (Sections) – vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur ces changements.

Plusieurs modifications apportées à la section 8 concernent la terminologie. Elles visent à assurer la transparence des processus existants et des responsabilités fiduciaires, à supprimer les redondances et à répondre aux commentaires formulés par le passé par les sections.

Les sections font partie intégrante de la SCP et jouent un rôle essentiel et précieux dans la réalisation de la mission de la SCP. Elles ne constituent pas une entité juridique dotée des pouvoirs et des attributions de la Société. À ce titre, les sections ont toujours relevé de la compétence du conseil d’administration de la SCP.

Les règlements administratifs actuels de la SCP prévoient que le conseil d’administration peut établir des règles de fonctionnement (c.-à-d. des politiques) régissant le fonctionnement des sections. Les règlements administratifs de la SCP ainsi que les règles de fonctionnement des sections créent le cadre dans lequel les sections fonctionnent. Par souci de clarté, il a été mentionné que l’élaboration et la mise en œuvre des règles de fonctionnement des sections pourraient être déléguées à la chef de la direction – conformément à la pratique actuelle. Les règles de fonctionnement des sections sont communiquées chaque année aux présidents de section; ceux-ci sont informés lorsque des mises à jour sont apportées aux règles de fonctionnement de la section et reçoivent une copie actualisée.

En vertu des règlements administratifs actuellement en vigueur, le conseil d’administration pourrait adopter une politique opérationnelle prévoyant la destitution des membres du comité de direction d’une section en cas de violation des règles de fonctionnement de la section. Cela est d’ailleurs déjà mentionné à plusieurs endroits dans les règles de fonctionnement des sections, ainsi que dans le code de conduite des bénévoles que tous les membres du comité de direction des sections sont tenus de signer chaque année. Le conseil d’administration n’aurait pas besoin des modifications proposées aux règlements administratifs pour ce faire. Cependant, les modifications proposées aux règlements administratifs contiennent une nouvelle clause stipulant que le conseil d’administration peut révoquer et remplacer un membre du comité de direction d’une section si celle-ci enfreint les politiques de gouvernance de la SCP. Ce pouvoir n’est pas nouveau et est guidé par les mêmes mesures de protection et normes de diligence raisonnable qui s’appliquent à tous les dirigeants bénévoles de la SCP qui exercent leurs activités au sein de la structure juridique et fiduciaire de la SCP, y compris les administrateurs au conseil d’administration, les responsables des comités de rédaction, les présidents et les membres des comités, ainsi que les présidents et les membres des groupes de travail.

Cette nouvelle clause est une mesure exceptionnelle qui ne pourrait être invoquée qu’en cas de manquements graves. Le but de cette clause est de protéger la SCP dans le cas peu probable où des violations graves en matière de gouvernance ou de finances se produiraient. Toute mesure prise en vertu de cette clause impliquerait le respect de l’équité procédurale et des obligations fiduciaires. Les membres du comité de direction d’une section, par exemple, ont le pouvoir de signer les comptes bancaires de la section qui sont gérés par la SCP. Si le comité de direction d’une section commettait un acte répréhensible, le conseil d’administration devrait agir rapidement pour démettre le membre de ses fonctions (et ainsi lui retirer son pouvoir de signature). Il est important de préciser que les obligations fiduciaires du conseil d’administration impliquent notamment d’agir de bonne foi et avec toute la diligence requise. Le conseil d’administration ne pouvait pas révoquer un membre de la direction d’une section de manière arbitraire.

Les modifications apportées à cet article abordaient également :

• autres circonstances dans lesquelles une section pourrait être dissoute au-delà des raisons énumérées dans les règlements administratifs actuels – par exemple, si aucun président ne peut être trouvé ou si une section demande à fusionner avec une autre section.
• une demande adressée à la section afin de simplifier le contenu pour la création et l’approbation du mandat de la section.
• mise à jour des exigences relatives aux activités de la section à inclure dans le rapport annuel d’activités de la SCP.
• suppression d’un règlement (Pouvoirs – 8.09) car il faisait double emploi avec le règlement 8.05 sur la réglementation des affaires de la section.

Pour plus de clarté, la SCP dispose d’une procédure d’évaluation des fautes commises par les membres qui occupent bénévolement des postes de direction au sein de la SCP, notamment les présidents et les membres de la direction des sections, ainsi que les membres du conseil d’administration, les présidents et les membres des comités, les présidents et les membres des groupes de travail et les équipes de rédaction des revues. Cependant, comme les sections sont des structures informelles qui collectent et utilisent les cotisations et élisent leur propre comité de direction, elles doivent faire l’objet d’une surveillance supplémentaire.

Dans le cadre de l’évaluation de l’inconduite, le processus comprend, sans s’y limiter, une discussion entre la personne qui a commis une inconduite et les dirigeants compétents de la SCP chargés de superviser l’entité (c.-à-d. la section, le comité, le conseil d’administration, etc.), une discussion entre la personne chargée de superviser la personne qui a commis une inconduite et les dirigeants compétents de la SCP chargés de superviser l’entité et/ou, si nécessaire, le recours à un enquêteur externe ou à un sous-comité.

Une série de conséquences peuvent être envisagées en fonction de la nature, de la gravité et de l’impact de la faute, notamment, mais sans s’y limiter, des avertissements, une formation ou une surveillance supplémentaire, ou encore une demande de démission. Il convient de mentionner qu’au cours des 15 dernières années, un seul président de section a été invité à démissionner de ses fonctions.

Ce contenu ne serait pas ajouté aux règlements administratifs, car toute modification apportée à cette procédure nécessiterait alors une modification des règlements administratifs. Conformément à la discussion qui a eu lieu lors de la séance de discussion, la chef de la direction ajoutera plus de détails sur cette procédure dans les règles de fonctionnement des sections et communiquera cette procédure séparément aux présidents de section, quel que soit le résultat du vote sur les modifications proposées aux règlements administratifs.

Comme indiqué ci-dessus, les règles de fonctionnement des sections sont communiquées aux présidents de section chaque année ou lors de leur mise à jour. Depuis la séance de discussion ouverte, nous avons affiché les règles de fonctionnement des sections (datées de juillet 2025) sur le site Internet public de la SCP (https://cpa.ca/fr/sections/).

La consolidation des articles 8.05 et 8.09 avait pour objectif de regrouper des concepts similaires à un seul endroit plutôt qu’à deux. En vertu des dispositions actuelles des règlements administratifs, les sections ont le pouvoir de rédiger des énoncés de position. Toutefois, elles n’ont pas le pouvoir de les publier sans l’approbation du conseil d’administration. Cela ne change dans la version révisée proposée. En effet, les énoncés de position rédigés par les sections deviennent les énoncés de position de la SCP lorsqu’ils sont approuvés par le conseil d’administration. Il est essentiel que le conseil d’administration conserve ce rôle. Il ne serait pas dans l’intérêt de l’organisation ni des sections que différentes sections puissent publier des énoncés de position contradictoires sur le même sujet ou adopter une position différente de celle de la SCP dans son ensemble. Le nouveau paragraphe 8.05(c) correspond à nos pratiques actuelles au lieu de les modifier.

Bien que les règlements administratifs n’introduisent pas de changements de fond aux activités permises par les sections, nous comprenons qu’il est nécessaire de clarifier davantage la manière dont les sections et la SCP peuvent mener ensemble des actions de représentation des intérêts. La SCP participe fréquemment à des activités de représentation aux côtés d’une section et/ou assure la représentation externe sur des questions soulevées par une section. Ces questions peuvent être portées à l’attention de la Société par l’intermédiaire de l’administrateur des sections et de l’administrateur qui représente le conseil des sections au sein du conseil d’administration. Les sections ne peuvent représenter la Société à l’extérieur de manière indépendante sans son consentement explicite, car elles ne sont pas des entités juridiques constituées, ne sont pas les porte-parole désignés de la SCP et ne sont pas non plus des lobbyistes enregistrés désignés. Cette restriction s’applique également aux membres du conseil d’administration.

Veuillez noter que le personnel du siège social de la SCP ou le conseil d’administration peut demander l’avis ou l’aide d’une section sur certaines questions pour lesquelles celle-ci est la mieux placée en raison de son expertise dans le domaine concerné (p. ex., élaboration d’un document d’orientation, révision d’une fiche d’information), demander à un ou plusieurs membres d’une section de diriger une initiative au nom de la SCP (p. ex., groupe de travail), inviter une section à s’adresser au gouvernement avec un membre du personnel de la SCP ou solliciter une section, par l’entremise du spécialiste en communications de la SCP, pour s’adresser aux médias en sa qualité d’expert en la matière.

Nous accordons une grande importance à l’expertise des sections et encourageons les contacts réguliers avec leur président, qui est en lien direct avec le conseil d’administration et en fait partie. Pour rappel, les sections ont accès au conseil d’administration par l’intermédiaire de l’administrateur représentant les sections afin d’examiner les questions qui les concernent et qui ont trait aux relations entre la section et la Société dans son ensemble ou l’une de ses composantes, ou qui concernent des organismes ou des activités externes à la Société.

Précisons que toute modification des règlements administratifs nécessite l’approbation des membres. Le conseil d’administration est chargé d’examiner et d’approuver les modifications proposées qui seront soumises aux membres, mais il ne peut approuver directement ces modifications.

Le processus d’examen des règlements administratifs a commencé il y a plus d’un an. Tel qu’il a été mentionné ci-dessus, cet examen a été entrepris dans le cadre de l’examen des politiques de gouvernance et des règles de fonctionnement de la SCP. Les modifications relevées par le conseiller juridique de la SCP ont ensuite été présentées au comité de gouvernance de la SCP, qui supervise les règlements administratifs de la SCP. Ces modifications ont ensuite été soumises à l’ensemble du conseil d’administration et ce dernier a approuvé qu’elles soient soumises aux membres pour qu’ils se prononcent sur celles-ci par voie de vote. Il est indiqué que le conseil d’administration a approuvé les changements administratifs proposés dans le compte rendu de juin 2025, qui est un résumé des décisions prises lors de chaque réunion du conseil d’administration (https://cpa.ca/fr/boardmeetings/). Une séance de discussion ouverte était prévue pour permettre de discuter des changements proposés. Avant la séance de discussion ouverte, des communications ont été envoyées aux membres afin de répondre aux questions au fur et à mesure que le siège social de la SCP les recevait. En fin de compte, ce sont les membres qui, par leur vote, détermineront si les modifications aux règlements administratifs sont approuvées ou non.

Toutes les modifications proposées aux règlements administratifs seront soumises au vote des membres dans le cadre d’une seule et même motion. Comme l’ont expliqué le président et notre conseiller juridique lors de la séance de discussion, les changements proposés à l’article 8 sont en grande partie de nature administrative (il ne s’agit pas de changements de fond) et, dans certains cas, les changements sont liés aux autres changements proposés. De plus, lors de la séance de discussion ouverte, il a été précisé que certaines des préoccupations soulevées pouvaient et devaient être traitées au moyen de mises à jour des politiques de gouvernance et des règles de fonctionnement des sections plutôt que des règlements administratifs (p. ex. le règlement administratif 8.03). Enfin, certains des changements proposés font suite à la rétroaction des sections (p. ex., au sujet du mandat).

Dans la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL), la position standard est que le conseil d’administration peut adopter certaines modifications aux règlements administratifs et que ces modifications peuvent entrer en vigueur immédiatement. Les modifications doivent alors être confirmées par une résolution ordinaire des membres (c.-a-d. 50 % + 1 des votes exprimés), faute de quoi elles cessent d’être effectives. D’autres types de modifications aux règlements administratifs n’entrent en vigueur que lorsqu’elles sont approuvées par une résolution extraordinaire des membres (c.-à-d. les deux tiers des votes exprimés). En règle générale, les modifications aux règlements administratifs qui nécessitent une approbation par résolution extraordinaire ont trait aux droits des membres. Encore une fois, il s’agit de la position standard figurant dans la Loi BNL et elle correspond à l’approche adoptée par de nombreuses sociétés sans but lucratif pour modifier leurs règlements administratifs.

Toutefois, les règlements administratifs actuels de la SCP prévoient que toute modification aux règlements administratifs doit être approuvée par une résolution extraordinaire des membres. Cela signifie que, en l’état, les règlements administratifs de la SCP sont plus difficiles à modifier que si l’on utilisait l’approche standard de la Loi BNL. Le conseil d’administration n’est actuellement pas habilité à adopter des modifications aux règlements administratifs qui entreraient en vigueur immédiatement. De même, les membres ne sont pas habilités à adopter des modifications aux règlements par résolution ordinaire.

La Loi BNL stipule clairement que si une modification proposée nécessite l’approbation d’une résolution extraordinaire, elle n’entrera pas en vigueur si elle n’est approuvée que par une résolution ordinaire. Les modifications proposées ne peuvent pas contourner cette exigence et ne le font pas. Au lieu de cela, la phrase introductive du nouvel article 10.02 précise clairement que le pouvoir de modification est « assujetti à la Loi et à l’article 10.03 ». L’article 10.03, quant à lui, renvoie au paragraphe 197(1) de la Loi BNL, qui comprend une liste des questions nécessitant une approbation par résolution extraordinaire. Cette liste était reproduite à l’ancien article 10.04. Cependant, dans le but de réduire la longueur des règlements administratifs, nous avons supprimé l’article 10.04. La suppression de cette disposition ne peut toutefois modifier une exigence de la Loi BNL.

Nous espérons que ces informations vous seront utiles. Encore une fois, nous remercions tous ceux et celles qui nous ont fait part de leurs questions et commentaires. Si vous avez des questions supplémentaires, n’hésitez pas à communiquer avec nous à governance@cpa.ca. Nous invitons tous les membres à exercer leur droit de vote. Il s’agit d’une occasion importante pour les membres de participer à un processus qui garantit les meilleures pratiques en matière de gouvernance au sein de la Société. Il est important que vous compreniez les révisions proposées et votre participation au processus de changement est tout aussi importante et précieuse.